uitgebreid gesproken over de praktische gevolgen van de nieuwe wet op de consumentenbescherming. Bepaalde gegevens zijn voor elke klant anders, bijvoorbeeld het boete of factuurbedrag.
In dit artikel een laatste belangrijke wijziging.
Elke herinnering heeft een andere inhoud nodig, de variabele template ‘Ingebrekestelling’ wordt een noodzaak.
De Verplichte Inhoud van Elke Herinnering
Volgens artikel X.X.2 moet elke herinnering bepaalde verplichte informatie bevatten.
Kort samengevat, omvat dit:
- Het openstaande bedrag en het boetebedrag dat verschuldigd is na de wachttijd van 14 dagen.
- De naam en het ondernemingsnummer van de schuldeiser.
- Een gedetailleerde beschrijving van het geleverde product of de dienst, inclusief de vervaldatum.
- Vermelding van een termijn van 14 kalenderdagen
OPLOSSINGEN VOOR STANDAARDISATIE
1. Bedrag
Als elk bedrag voor elke klant anders is, is er één oplossing om een dynamische sjabloon te vermijden: het meesturen van een kopie van het oorspronkelijke document (rekening, factuur, aanslagbiljet, enz.).
2. Boetebeding
Zoals eerder vermeld, kunt u de boete beperken tot een minimum van € 20 of minder, of zelfs helemaal geen boete opleggen. Wat betreft de rente, is het raadzaam zowel het percentage als het berekende bedrag te vermelden, zodat de schuldenaar een duidelijk beeld heeft.
Het berekend intrestbedrag betekent echter een variabele template. U kan dit oplossen door geen nalatigheidsinterest te voorzien.
3. Naam en ondernemingsnummer
Dit zijn vaste gegevens, die vermeld staan op de kopie van de rekening (zie verder), en die gestandaardiseerd kunnen worden.
4. Beschrijving van product/dienst
Dit kan een uitdaging zijn, maar het meesturen van een kopie van de factuur/rekening kan het probleem van de vermelding van de naam en het ondernemingsnummer vanzelf oplossen.
5. Vervaldatum
Deze kan variëren afhankelijk van de aard van de gefactureerde items. Als er variatie is, kan het verstrekken van een kopie van de factuur helpen.
6. Wachttijd van 14 kalenderdagen
(te verhogen met 1 of 3 werkdagen afhankelijk van het versturen: digitaal of op papier) Dit kan worden opgelost door één uniforme termijn van 20 kalenderdagen te hanteren. Dit is de maximumtermijn rekening houdende met weekend- en feestdagen.
BESLUIT
Als u wilt vermijden dat u met variabele sjablonen moet werken, wat complexe programmering vereist, houd u dan aan de volgende regels:
Beperk het boetebedrag tot maximaal € 20, of overweeg om helemaal geen boete op te leggen.
Overweeg slechts één ingebrekestelling of geen nalatigheidsrente aan te rekenen.
Stuur een kopie van de factuur mee.
Hanteer een wachttijd van 20 kalenderdagen.
ADVIES
We begrijpen maar al te goed dat het niet opleggen van boetebedingen, evenals het extra afdrukken en verzenden van kopieën bij uw standaardinformatieverzoeken, aanzienlijke extra kosten met zich meebrengt.
Dit brengt niet alleen een substantiële administratieve last met zich mee, zowel in termen van personeel als materiaal, maar de kosten van externe incasso komen ook volledig voor rekening van uw budget.
OPLOSSING
Het goede nieuws is dat er een eenvoudige oplossing is:
Met Sales2Cash® kunnen we elke variabele template maken, inclusief het doorrekenen van de gewenste (wettelijke of lagere) boetebedingen. U hoeft hier niets voor te doen. We lezen uw facturen en rekeningen in en zorgen niet alleen voor een kostenefficiënte verzending (papier en/of digitaal), maar ook voor geoptimaliseerde minnelijke invordering, zowel intern als extern (indien gewenst).
Dit alles staat in het teken van de klant, waarbij we op maat gemaakte afbetalingsplannen aanbieden om klanten met (tijdelijke) betalingsproblemen de nodige financiële ademruimte te geven.
Aarzel niet om contact met ons op te nemen om te bespreken hoe deze oplossing uw organisatie kan helpen.